アクションアイテムとは、「誰が・何を・いつまでにやるか」を明確にした会議タスクのことです。
AI(Action Item)と略されることも多かったのですが、最近では人工知能のAIと混同されるためアクションアイテムをAIと略さなくなりつつあります。
議事録の中にアクションアイテムがある
アクションアイテムは下図のように議事録の中の1項目として作成します。
| 〇〇会議 議事録 | |||
|---|---|---|---|
| 日時 | 〇〇〇〇年〇〇月〇〇日 〇〇時〇〇分~〇〇時〇〇分 | ||
| 場所 | 〇〇社〇〇事業所〇〇会議室 | ||
| 出席者 | 〇〇社: ○○様 ○○様 ○○様 XX社: ○○、○○、○○ | ||
| 議事録作成 | ○○社 ○○ | ||
| 議題 | 〇〇〇〇について | ||
| アクションアイテム | アクション | 担当 | 期日 |
| ○○する | ○○社 〇〇様 | ○○月○○日 | |
| ○○する | XX社 〇〇 | ○○月○○日 | |
| ○○する | XX社 〇〇 | ○○月○○日 | |
| 決定事項 |
| ||
| 課題 |
| ||
| 次回予定 | 〇〇〇〇年〇〇月〇〇日 〇〇時〇〇分~ 〇〇社〇〇事業所〇〇会議室 | ||
議事録は各出席者の発言をそのまま書くわけではありません。
もし仮にそんな会話形式の議事録を書くとしたら時間がかかる上、読む人は発言内容からアクションアイテムや決定事項を読み取る必要があります。
ではどうまとめるかと言うとアクションアイテムと箇条書きです。
アクションアイテムとは上の例のようなアクション、担当(者/社)、期日の3点セットです。
さらに議事録の「アクションアイテムに落とし込めるように会議に参加、または進行」できればよりよい結果を得られます。
アクションアイテムにならない担当者や期日が未定の事項は「決定事項」や「課題」などに箇条書きでまとめます。
議事録以外のビジネス文書全般に言えることですができるだけ「文章」は避け、箇条書きにします。
AIボイスレコーダーでアクションアイテムを整理する
議事録の作成はなかなか手間がかかります。
1時間の会議の議事録作成に1時間かかる場合もあります。
そのためか、議事録の作成担当者が会議中にパソコンのキーボードを懸命に叩いている光景をよく見かけます。
しかし、それでは議事録を作るのに気をとられて発言しづらくなります。
だからといって会議中に紙にメモし、会議後にメモから文字起こしして議事録を作るのは工数がかかるジレンマがあります。
このジレンマを解決するのがAIボイスレコーダーです。
ちなみに「AI」の付かない一般的なボイスレコーダーでは議事録作成に会議以上の時間がかかります。
音声再生は文字のように速く読めないためです(再生速度を速くできるICレコーダーもありますが聞き取れるのはせいぜい倍速です)。
AIボイスレコーダーでは録音した音声をAI(人工知能)で文字起こし(テキスト化)します。
ただ、前述のように議事録は各出席者の発言をそのまま書くわけではありません。
AIボイスレコーダーがすごいのは文字起こしされたテキストを自動で要約し、期限を抽出してアクションアイテムまで作成できることです。
つまり、AIボイスレコーダーがあれば会議中に議事録を書く必要もメモも取る必要もなく会議に集中でき、会議後にAIが要約したテキストとAIが作成したアクションアイテム(ToDoリスト)をコピペするだけで議事録を作れます。
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