アクションアイテムとは? AI・A/Iの意味と議事録の書き方・例文

アクションアイテムとは、会議や打ち合わせの後に実行する具体的なタスクです。議事録では「何をするか」「誰が担当するか」「いつまでに行うか」をセットで記録します。

資料にある「AI」「A/I」「A.I.」は、文脈によってAction Itemの略記です。一方、文字起こしサービスなどのAIはArtificial Intelligence、つまり人工知能を指します。

この記事では、アクションアイテムの意味と略記、決定事項との違い、そのまま参考にできる書き方と記入例を紹介します。後半では、AutoMemoアプリなどを使い、文字起こしや要約から会議タスクを整理する方法も解説します。

アクションアイテムとは? 意味と言い換え

アクションアイテムは、会議で話した内容のうち、次に実行する必要がある作業です。日本語では「対応事項」「実施事項」「次に行うタスク」などと言い換えられます。

例えば「田中さんが10月14日までに見積書を作成し、営業チームへ共有する」がアクションアイテムです。会議で合意した内容を、実際の作業につなげるために記録します。

タスクの内容だけを書いても、担当者や期限が分からなければ実行につながりにくくなります。会議の終わりに3項目を確認しておくと、議事録作成後の問い合わせを減らせます。

AI・A/I・A.I.はアクションアイテムの略?

会議資料や議事録では、Action ItemをAI、A/I、A.I.などと略す場合があります。ただし、どの会社や文書でも同じ意味になる共通ルールではありません。

「AI事項」「AI一覧」などと書かれている場合は、担当者と期限が並んでいるかを確認すると、アクションアイテムかどうかを判断しやすくなります。不明な場合は、その文書の作成者に確認してください。

決定事項・課題・ToDoとの違い

課題からアクションアイテムを作ることもできます。「問い合わせ体制が未定」という課題に対して、「佐藤さんが10月16日までに体制案を提出する」という作業を決めれば、次の行動が明確になります。

アクションアイテムの書き方。担当者・期限・成果物を明確にする

書き方の基本は、具体的な作業、責任を持つ担当者、期限の3つです。さらに、完了したと判断できる成果物や共有先を添えると、認識のずれを減らせます。

• 「検討する」だけで終わらず、何を調べて何を提出するかを書く。
• 複数人が関わる場合も、主担当を決める。
• 「なるべく早く」ではなく、日付や必要に応じて時刻を書く。
• 「報告する」場合は、報告先や共有場所も書く。
• 会議で決まっていない担当者や期限を、議事録作成者だけで決めない。

「A社へ問い合わせる」と「見積書を修正する」の担当者や期限が異なる場合は、別のアクションアイテムに分けましょう。1行に複数の作業を詰め込まない方が、進捗を確認しやすくなります。

議事録のアクションアイテム記入例・テンプレート

以下は架空の会議の記入例です。議事録では「決定事項」「アクションアイテム」「未決事項」を分けて記録すると、何が決まり、何を行う必要があるのかが分かりやすくなります。

空欄のテンプレートとして使う場合は、各行の内容を「対応内容」「担当者」「期限」に置き換えてください。必要なら「状態」「完了日」「関連資料へのリンク」を追加します。

担当者や期限が未定の場合は、空欄のまま放置せず「担当者未定」「期限未定」と記録し、確認が必要なことを明示してください。

会議後は進捗を更新する

アクションアイテムは、書いて終わりではありません。担当者へ共有し、「未着手」「対応中」「完了」「保留」などの状態を更新します。

次回の会議では、未完了の項目と期限の変更を確認しましょう。完了した項目は、提出物や対応結果を確認してから完了扱いにします。

議事録作成の手間を減らすなら、まず文字起こしアプリを試す

会議を聞き直しながらアクションアイテムを探すのが大変なら、音声の文字起こしを利用する方法があります。発言をテキストで検索できると、担当者や期限が話された箇所を確認しやすくなります。

最初から専用レコーダーを購入する必要はありません。スマートフォンで録音できる環境なら、まずAutoMemoアプリなどで、実際の声の聞き取りやすさと文字起こしの使い勝手を確認しましょう。

AutoMemoアプリ。スマホで録音・文字起こしから始めたい方に

AutoMemoアプリは、iPhone・Androidで録音と文字起こしを行えるアプリです。公式案内では、アプリは無料でダウンロードでき、毎月1時間まで文字起こしを無料で利用できます。

文字起こし結果はWebブラウザでも確認できます。Web版の自動要約では、決定事項や共有事項の整理を補助します。ただし、アクションアイテムの担当者・期限がすべて正しくそろうことを保証するものではありません。

無料で使える範囲、データの閲覧期間、有料プランの条件は、利用開始時に確認してください。

機能の出典は、AutoMemoアプリの公式案内です。

Notta。会議の行動項目を整理したい方に

Nottaでは、文字起こし結果をAIテンプレートで整理できます。公式では、要約・チャプター・行動項目の整理を案内しています。

会議から次に行うことを抽出する補助が欲しい方は、NottaのAIテンプレートを比較してみてください。機能を利用できるプラン、利用回数、料金は申し込み前に確認しましょう。

Plaud・AutoMemo専用端末。会議を頻繁に録音する方に

スマートフォンを録音に使いたくない場合や、対面会議に録音専用機を持っていきたい場合は、専用レコーダーも候補になります。

• Plaud Note Pro。専用レコーダーを検討する方の比較候補です。端末代に加えて、文字起こし・要約の利用枠と追加プランを確認してください。
• AutoMemoの専用ボイスレコーダー。アプリを試したうえで、スマホと録音機を分けたい方に向いています。

録音できることと、議事録が正確に完成することは別です。購入前に、音声の取り込み方法、文字起こしの利用条件、データの保存方法を比較しましょう。

文字起こし・AI要約からアクションアイテムを整理する手順

AIを使う場合も、最終的には参加者が合意した内容を確認します。会議の発言が曖昧なら、文字起こしや要約だけで担当者と期限を確定することはできません。

生成AIへ整理を依頼するときの指示例

社内で利用を認められた生成AIへ、入力可能な文字起こしデータを渡す場合は、次のように依頼できます。機密情報や個人情報を、許可なく別のサービスへ入力しないでください。

以下の会議の文字起こしから、アクションアイテムを抽出してください。
出力項目は、作業内容、担当者、期限、根拠となる発言です。
発言にない担当者や期限を推測して補わないでください。
決まっていない項目は「未定」としてください。
単なる提案や検討中の話題は、確定した対応事項と分けてください。
相対的な期限を日付に変換する場合は、会議日を確認してください。
最後に、人が確認すべき曖昧な項目を示してください。

会議日、YYYY-MM-DD。
文字起こし、ここに入力。

「来週まで」「次の会議まで」といった期限は、基準になる日付の確認が必要です。「検討してみます」という発言も、担当者の引き受けや期限が確定しているとは限りません。生成結果をそのまま確定版にせず、会議内容と照合してください。

よくある質問

「対応事項」「実施事項」「次に行うタスク」などと言い換えられます。議事録では、作業内容と担当者、期限を併記すると具体的に伝わります。

文脈によって異なります。議事録で担当者や期限が並ぶAI事項は、Action Itemを指している可能性があります。人工知能のAIと混同しないよう、文書内の定義を確認してください。

「未定」と明記し、確認が必要なことを示します。議事録作成者が推測で埋めるのは避け、主催者や参加者へ確認しましょう。

不要になるとは限りません。重要な決定、担当者、期限はその場で確認し、必要ならメモを残してください。録音漏れや文字起こしの誤認識があるため、AIは記録と整理を補助するものとして使います。

必要ありません。短い会議なら手書きや表計算ソフトで整理できます。聞き直しや文字起こしの負担が大きい場合に、アプリや専用端末を検討するとよいでしょう。

まとめ。アクションアイテムは内容・担当者・期限をそろえる

アクションアイテムは、会議後に実行する具体的なタスクです。「何をするか」「誰が担当するか」「いつまでに行うか」をそろえ、決定事項や未解決の課題と分けて記録しましょう。

会議を聞き直す負担を減らしたい方は、iPhone版AutoMemoアプリやAndroid版AutoMemoアプリで、文字起こしから試してみてください。

AIが整理した内容も、担当者・期限・合意内容を確認してから共有すると、実行につながる議事録になります。