全文検索で書類を整理する

ファイリング

仕事で使う膨大な書類、子供が学校で渡される膨大なプリント・・・。

スマホやパソコンの画面で簡単に情報を見られるこの時代になぜこれだけの紙書類が必要なのかさっぱりわかりませんが、膨大な書類を整理するのは大変です。

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書類整理は後で書類を見つけるため

重要な書類をファイルしたり、ボックスにまとめたり、100均とか無印とかニトリとかで整理グッズを探したり・・・。

そんな苦労をして書類を整理するのは後から必要な書類を簡単に見つけるためです。

いかに簡単に見つけられるようにするか、が書類整理の肝です。

全文検索とは

そんな書類整理の究極の方法とも言えるのが「全文検索」です。

全文検索とは書類内の文字列をキーワードとして検索することで目的の書類を探し出す方法です。

例えば子供の小学3年生の時の9月の学校からのお知らせのプリント(書類)を見つけたければ以下のように検索します。

学校名 3年 9月

個人で実現するならEvernote

この全文検索による書類整理を個人で簡単に実現できるのがEvernoteです。

Evernoteとはノート(メモ)を管理するためのサービスです。

ノートの内容はスマホでもタブレットでもパソコンでも全文検索できます。

そしてスキャン(詳細は後述)した紙書類もノートにでき、全文検索できます。

Evernoteは無料でも使えるのですが、無料のベーシック版ではスキャンした紙書類の全文検索ができないため、有料のプレミアム版が必須です。

EVERNOTE プレミアムパック
Evernote Corporation
端末2台制限なし
PDFに書き込み
PDF/Office/画像ファイルの中身も検索

フラットベッドスキャナかドキュメントスキャナ

紙書類をEvernoteに保存するためには「スキャン」して画像ファイルかPDFファイルにする必要があります。

スマホのカメラでもできなくはないのですが、書類中の文字の読み取りが難しくなるため、ちゃんと全文検察できません。

スキャンにはフラットベッドスキャナかドキュメントスキャナが必要です。

フラットベッドスキャナ ドキュメントスキャナ
価格 安い 高い
スキャン速度 低速 高速
設置スペース 広い 狭い
ホチキスなどでまとめられた書類 バラす必要なし バラす必要あり
貼り合わせA3スキャン 簡単 面倒

フラットベッドスキャナとは名前の通りベッドのような形状のスキャナです。

安価ですが、広めの設置スペースが必要でスキャン速度も低速です。

ただ、ホチキスなどでまとめられた書類などもバラさずにスキャンできるメリットはあります。

それに対し、ドキュメントスキャナは書類の高速スキャンに特化したスキャナです。

紙の書籍をスキャンして電子書籍化する目的でもよく使われています。

ホチキスなどでまとめられた書類はバラさないとスキャンできません。

また、A3の書類をスキャンする際は書類を2つ折りにしてA4として2回スキャンし、付属ソフトで貼り合わせてA3にするのですが、2つ折り書類のスキャンはよく紙詰まりを起こします(フラットベッドスキャナにはそもそも紙詰まりがありません)。

フラットベッドスキャナとドキュメントスキャナはメリット・デメリットあり、どちらを選ぶかは人によるとしか言えません。。。

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JPGファイルとPDFファイル

スキャナではスキャンした結果をJPGファイルにするかPDFファイルにするかを指定できます。

Evernoteはどちらのファイルも活字の全文検索できるのですが以下の違いがあります。

JPGファイル PDFファイル
活字の全文検索
手書き文字の全文検索 ×
iPhoneでの表示 即表示 タップでダウンロード
複数ページ ×
オリジナルサイズで印刷 面倒 簡単

手書文字を含む書類はPDFだと全文検索できません。

また、iPhoneのEvernoteでPDFファイルを始めて表示しようとすると「タップしてダウンロード」と表示されます。

iPhoneのEvernote

実際、タップすることでPDFファイルがダウンロードされて表示されるのですが、即表示されるJPGファイルに比べて一手間かかかります。

そのため、できるだけJPGファイルとしてスキャンするのがオススメです。

ただし、複数ページの書類はJPGファイルにできませんので、PDFファイルにするしかありません。

また、PDFは簡単にスキャンした紙書類と全く同じサイズで印刷できますが、JPGだと全く同じサイズで印刷するのは面倒です。

そのため、後から元とまったく同じサイズで印刷する書類はPDFでスキャンしたほうが便利です。

紙書類は捨てられる

スキャンしてEvernoteに保存した紙書類は捨てられます。

もう書類の整理や保管場所に悩むことはありません。

書類はスマホでもパソコンでもタブレットでもいつでも全文検索して閲覧できます。

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端末2台制限なし
PDFに書き込み
PDF/Office/画像ファイルの中身も検索

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