議事録を速く正確に書くにはどうしたらいいでしょうか。
議事録とは
議事録とは以下のような会議の内容を記載する文書です。
- 日時
- 場所
- 出席者
- 決定事項
- アクションアイテム
- 次回予定
後から決定事項やアクションアイテムを参照するために議事録が使われます。
発言をそのまま書くわけではない
議事録は各出席者の発言をそのまま書くわけではありません。
もし仮にそんな会話形式の議事録を書くとしたら時間がかかる上、読む人は発言内容からアクションアイテムや決定事項を読み取る必要があります。
議事録の例
| 〇〇会議 議事録 | |||
| 日時 | 〇〇〇〇年〇〇月〇〇日 〇〇時〇〇分~〇〇時〇〇分 | ||
| 場所 | 〇〇社〇〇事業所〇〇会議室 | ||
| 出席者 | 〇〇社: ○○様 ○○様 ○○様 XX社: ○○、○○、○○ | ||
| 議事録作成 | XX社 ○○ | ||
| 議題 | 〇〇〇〇について | ||
| アクションアイテム | アクション | 担当 | 期日 |
| ○○する | ○○社 〇〇様 | ○○月○○日 | |
| ○○する | XX社 〇〇 | ○○月○○日 | |
| ○○する | XX社 〇〇 | ○○月○○日 | |
| 決定事項 |
| ||
| 課題 |
| ||
| 次回予定 | 〇〇〇〇年〇〇月〇〇日 〇〇時〇〇分~ 〇〇社〇〇事業所〇〇会議室 | ||
書き方のコツ
議事録の書き方にはコツがあり、それによって作成にかかる時間や後で活用できるか否かが大きく変わります。
- 会議前に項目を埋めておく
- 発言をそのまま書くのではない
- アクションアイテムと箇条書きにまとめる
会議前に項目を埋めておく
以下のような会議前にわかる項目は会議前に予め埋めておきます。
- 日時
- 場所
- 出席者
- 議事録作成
- 議題
- 次回予定
こうした項目を会議が始まってから書いていると会議に集中できないためです。
会議が始まってみないと出席者が確定しないとか会議終了時間は未定とかあるかもしれませんが、そこだけ修正や追記するのはイチから書くよりはるかに簡単です。
定例会議であれば次回予定も予想で埋められます。
アクションアイテムと箇条書きにまとめる
ではどうまとめるかと言うとできるだけ以下のいずれかにします。
- アクションアイテム
- 箇条書き
アクションアイテムとは上の例のようなアクション、担当(者/社)、期日の3点セットです。
さらに議事録の「アクションアイテムに落とし込めるように会議に参加、または進行」できればよりよい結果を得られます。
アクションアイテムにならない担当者や期日が未定の事項は「決定事項」や「課題」などに箇条書きでまとめます。
議事録以外のビジネス文書全般に言えることですができるだけ「文章」は避け、箇条書きにします。
フォーマット
議事録のフォーマットは自社や取引先などですでに決められている場合がほとんどだとは思いますが、もし可能であれば以下の理由によりワードかエクセルがオススメです。
- 上の例のような表形式で記述できる。
- 文体や表記が自動チェックできる。
- メール回覧で議事録をレビューできる。
- (改変を防ぐために)PDFファイルを出力できる。
- 豊富な議事録テンプレートが利用できる。
テンプレート
ワードであれば「ファイル」-「新規」を選択し「議事録」と入力して検索するだけで 議事録テンプレートを利用できます。
また、「エクセル 議事録」などでネット検索してもたくさんのテンプレートが見つかります。
紙への手書きは時間のムダ
会議中に紙のノートに手書きでメモし、会議後にそれをPCに打ち込むのは時間のムダ以外の何者でもありません。
とはいえ議事録を作るのに気をとられて会議が二の次になるのは本末転倒なので会議中はテキスト入力だけにしておくのが無難です。
通常のレコーダーによるレビューは大変
ICレコーダーなどで会議を録音しておき、再生しながら議事録をレビューする、という人や会社も少なくないと思います。
その方法の問題点は基本的にレビューのために会議と同じ時間がかかることです。
音声再生は文字のように速く読めないためです(再生速度を速くできるICレコーダーもありますが限界があります)。
録音による議事録のレビューをするのであればAutoMemo(オートメモ)というAIボイスレコーダーが便利です。
AutoMemoで会議を録音すると音声が自動でテキスト化されます。
テキスト化された音声はメールかスマホアプリで確認できます。
音声化されたテキストがあれば短時間で議事録をレビューできます(前述のように議事録は発言内容をそのまま書くものではないためそのテキストをそのまま議事録にするのはオススメできません)。
ちなみにAutoMemoは英語の会議であれば英語でテキスト化されます(言語設定を英語にする必要はありますが)。
そのため、英語の会議での聞き取りに自信がない人にもオススメです。
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