議事録とは会議の内容を記録した文書です。
書き方の例
| 〇〇会議 議事録 | |||
| 日時 | 〇〇〇〇年〇〇月〇〇日 〇〇時〇〇分~〇〇時〇〇分 | ||
| 場所 | 〇〇社〇〇事業所〇〇会議室 | ||
| 出席者 | 〇〇社: ○○様 ○○様 ○○様 XX社: ○○、○○、○○ | ||
| 議事録作成 | XX社 ○○ | ||
| 議題 | 〇〇〇〇について | ||
| アクションアイテム | アクション | 担当 | 期日 |
| ○○する | ○○社 〇〇様 | ○○月○○日 | |
| ○○する | XX社 〇〇 | ○○月○○日 | |
| ○○する | XX社 〇〇 | ○○月○○日 | |
| 決定事項 |
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| 課題 |
| ||
| 次回予定 | 〇〇〇〇年〇〇月〇〇日 〇〇時〇〇分~ 〇〇社〇〇事業所〇〇会議室 | ||
書き方のコツ
議事録の書き方にはコツがあり、それによって作成にかかる時間や後で活用できるか否かが大きく変わります。
- 会議前に項目を埋めておく
- 発言をそのまま書くのではない
- アクションアイテムと箇条書きにまとめる
会議前に項目を埋めておく
以下のような会議前にわかる項目は会議前に予め埋めておきます。
- 日時
- 場所
- 出席者
- 議事録作成
- 議題
- 次回予定
こうした項目を会議が始まってから書いていると会議に集中できないためです。
会議が始まってみないと出席者が確定しないとか会議終了時間は未定とかあるかもしれませんが、そこだけ修正や追記するのはイチから書くより遥かに簡単です。
定例会議であれば次回予定も予想で埋められます。
発言をそのまま書くのではない
たまに各出席者の発言がそのまま書かれた議事録を目にすることがあります。
作成に時間がかかる上、読む人は発言内容からアクションアイテムや決定事項を読み取る必要があり、良い議事録とは言えません。
発言をそのまま書くのではなく、会議で決まったことをまとめることで早く議事録を作成でき、アクションアイテムの参照等で後から活用できる議事録になります。
アクションアイテムと箇条書きにまとめる
ではどうまとめるかと言うとできるだけ以下のいずれかにします。
- アクションアイテム
- 箇条書き
アクションアイテムとは上の例のようなアクション、担当(者/社)、期日の3点セットです。
さらに議事録の「アクションアイテムに落とし込めるように会議に参加、または進行」できればよりよい結果を得られます。
アクションアイテムにならない担当者や期日が未定の事項は「決定事項」や「課題」などに箇条書きでまとめます。
議事録以外のビジネス文書全般に言えることですができるだけ「文章」は避け、箇条書きにします。
フォーマット
議事録のフォーマットは自社や取引先などで既に決められている場合がほとんどだとは思いますが、もし可能であれば以下の理由によりWordかExcelがおすすめです。
- 上の例のような表形式で記述できる。
- 文体や表記が自動チェックできる。
- メール回覧で議事録をレビューできる。
- (改変を防ぐために)PDFファイルを出力できる。
- 豊富な議事録テンプレートが利用できる。
テンプレート
Wordであれば「ファイル」-「新規」を選択し「議事録」と入力して検索するだけで 議事録テンプレートを利用できます。
また、「Word 議事録」や「Excel 議事録」などでネット検索してもたくさんのテンプレートが見つかります。
Windows / Mac / iOS / Androidで利用可能
議事録のためだけにノートPCを持ち運ぶ必要はない
会議中に紙のノートに手書きでメモし、会議後にそれをPCに打ち込むのは時間の無駄以外の何者でもありません。
自社(所属の事業所)での会議なら普段使っているノートPCで会議中に議事録を書けばいいのですが、問題は外出先での会議です。
議事録のためだけにノートPCを持ち歩いている人は結構いるようですが、普段持ち歩いているiPhoneにBluetoothキーボードをプラスするだけでWordやExcelでの議事録作成程度は難なくこなせます。
通常のレコーダーによるレビューは大変
ICレコーダーなどで会議を録音しておき、再生しながら議事録をレビューする、という人や会社も少なくないと思います。
その方法の問題点は基本的にレビューのために会議と同じ時間がかかることです。
音声再生は文字のように速く読めないためです(再生速度を速くできるICレコーダーもありますが限界があります)。
録音による議事録のレビューをするのであればAutoMemo(オートメモ)というAIボイスレコーダーが便利です。
AutoMemoで会議を録音すると音声が自動でテキスト化されます。
テキスト化された音声はメールかスマホアプリで確認できます。
音声化されたテキストがあれば短時間で議事録をレビューできます(前述のように議事録は発言内容をそのまま書くものではないためそのテキストをそのまま議事録とするのは全くおすすめできません)。
英語の議事録にも
ちなみにAutoMemoは英語の会議であれば英語でテキスト化されます(言語設定を英語にする必要はありますが)。
そのため、英語の会議での聞き取りに自信がない人にもおすすめです。
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