何のための議事録か?
会議では「議事録」を作成しますが、なかなか手間がかかります。
1回の会議の議事録作成に1時間近くかかる場合もあります。
社外に出す議事録だと社内レビューなどで
それだけの時間をかけるのですから二度と読まれない議事録でなく、何度も読み返される議事録を書きたいところです。
そのためには会議での決定事項でなく、会議で決まったアクションアイテム(AI)を明確に記載します。
議事録の例
議事録には以下のような内容を記載します。
- 日時
- 場所
- 出席者
- 決定事項
- アクションアイテム(AI)
- 次回予定
| 〇〇会議 議事録 | |||
|---|---|---|---|
| 日時 | 〇〇〇〇年〇〇月〇〇日 〇〇時〇〇分~〇〇時〇〇分 | ||
| 場所 | 〇〇社〇〇事業所〇〇会議室 | ||
| 出席者 | 〇〇社: ○○様 ○○様 ○○様 XX社: ○○、○○、○○ | ||
| 議事録作成 | ○○社 ○○ | ||
| 議題 | 〇〇〇〇について | ||
| アクションアイテム | アクション | 担当 | 期日 |
| ○○する | ○○社 〇〇様 | ○○月○○日 | |
| ○○する | XX社 〇〇 | ○○月○○日 | |
| ○○する | XX社 〇〇 | ○○月○○日 | |
| 決定事項 |
| ||
| 課題 |
| ||
| 次回予定 | 〇〇〇〇年〇〇月〇〇日 〇〇時〇〇分~ 〇〇社〇〇事業所〇〇会議室 | ||
書き方のコツ
議事録の書き方にはコツがあり、それによって作成にかかる時間や後で活用できるか否かが大きく変わります。
- 表形式
- 発言をそのまま書くのではない
- アクションアイテムと箇条書きにまとめる
表形式
議事録のフォーマットは自社や取引先などですでに決められている場合がほとんどだとは思いますが、上の例のような表形式がわかりやすいです。
当然、テキストエディタでは表を扱えません。
ワードかエクセルなら表を扱えるだけでなく、以下のような議事録作成に便利な機能もああります。
- 文体や表記の自動チェック
- メール回覧による議事録のレビュー
- (改変を防ぐための)PDFファイル出力
- 豊富な議事録テンプレート
ワードであれば「ファイル」-「新規」を選択し「議事録」と入力して検索するだけで
議事録テンプレートを利用できます。
また、「エクセル 議事録」などでネット検索してもたくさんのテンプレートが見つかります。
ワードやエクセルのライセンスは以下に含まれています。
発言をそのまま書くわけではない
議事録は各出席者の発言をそのまま書くわけではありません。
もし仮にそんな会話形式の議事録を書くとしたら時間がかかる上、読む人は発言内容からアクションアイテムや決定事項を読み取る必要があります。
アクションアイテムと箇条書きにまとめる
ではどうまとめるかと言うとできるだけ以下のいずれかにします。
- アクションアイテム(AI)
- 箇条書き
アクションアイテムとは上の例のようなアクション、担当(者/社)、期日の3点セットです。
以前はよくAI(Action Item)と略されていましたが最近では人口知能のAIと混同されるため、アクションアイテムをAIと略さなくなりつつあります。
さらに議事録の「アクションアイテムに落とし込めるように会議に参加、または進行」できればよりよい結果を得られます。
アクションアイテムにならない担当者や期日が未定の事項は「決定事項」や「課題」などに箇条書きでまとめます。
議事録以外のビジネス文書全般に言えることですができるだけ「文章」は避け、箇条書きにします。
議事録作成を効率化する
議事録の作成担当者が会議中にパソコンのキーボードを懸命に叩いている光景はよく見かけます。
しかし、それでは議事録を作るのに気をとられて発言しづらくなります。
だからといって会議中に紙にメモし、会議後にメモから文字起こしして議事録を作るのは工数がかかるジレンマがあります。
このジレンマを解決するのがAIボイスレコーダーです。
ちなみに「AI」の付かない一般的なボイスレコーダーでは議事録作成に会議以上の時間がかかリます。
音声再生は文字のように速く読めないためです(再生速度を速くできるICレコーダーもありますが聞き取れるのはせいぜい倍速です)。
AIボイスレコーダーでは録音した音声をAI(人工知能)で文字起こし(テキスト化)します。
ただ、前述のように議事録は各出席者の発言をそのまま書くわけではありません。
AIボイスレコーダーがすごいのは文字起こしされたテキストを自動で要約、期限を抽出してアクションアイテム(ToDoリスト)まで作成できることです。
つまり、AIボイスレコーダーがあれば会議中に議事録を書く必要もメモも取る必要もなく会議に集中でき、会議後にAIが要約したテキストとAIが作成したアクションアイテム(ToDoリスト)をとワードやエクセルに貼り付けるだけで議事録を作れます。
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