ワードとエクセルの賢い買い方

ワード(Word)とはマイクロソフト社のワープロソフト、エクセル(Excel)とは同じくマイクロソフト社の表計算ソフトです。

仕事や研究で作成したドキュメント(書類)はこのワードかエクセルとしてまとめるのが普通です。



なぜワードとエクセルなのか?

ワードもエクセルも1万5千円位します。

両方購入するなら3万円位は必要です。

ワードとエクセルの他にもっと安いソフトがあるのでは?

そう考えて、ワードやエクセルと互換性があるというソフトを何度もインストールしては失望させられてきました。

失望の理由はまわりの人とファイルをやりとりすると必ず問題が出たからです。

マイクロソフト純正のワード/エクセルと互換ソフトでは見た目(画面表示も印刷も)がまず一致しません。

さらに純正ソフトには互換ソフトにはない機能が多数あります。

ドキュメントのやりとりのため

自分一人で使う分には多少機能制限があっても安いソフト、または無料のソフトのほうがいいです。

しかし、仕事のドキュメントは他の誰かとやりとりしなければなりません。

そしてたくさんの人がワードとエクセルを使っている以上、自分もそれに合わせるしかありません。

2〜3年おきに支払ってきた「オフィス税」

「オフィス」とはワードやエクセルをセットにしたオフィス製品のことです。

ワードやエクセルやその他のソフト(パワーポイントなど)を別々に購入するより、それらがセットになったオフィス製品を購入したほうが安くつくため、通常はオフィス製品を購入します。

2〜3年おきにワードやエクセルがバージョンアップされると、それらを含むオフィス製品が発売されてきました。

 オフィス製品  発売年 延長サポート期限
Office 2016 2015年 未発表
Office 2013 2013年 2023年4月
Office 2010 2010年 2020年10月
Office 2007 2007年 2017年10月
Office 2003 2003年 既に終了
Office XP 2001年 既に終了
Office 2000 1999年 既に終了

仕事でワードとエクセルを使う以上、常に最新バージョンを使う必要があります。

なぜなら新しいバージョンの新しい機能を使って作ったファイルは古いバージョンではちゃんと表示されないからです。

まわりの誰か1人、または取引先のどこか1社が新しいオフィスを購入したら自分、または自社も購入するしかないのです。

これは2〜3年おきに徴収される「オフィス税」だと割り切って支払ってきました。

延長サポートが終了しても事実上使えない

上表の「延長サポート期限」とは更新プログラムが提供される期限のことです。

Windows OSを狙ったコンピューターウイルスがあるようにオフィス製品を狙ったウイルスもあります。

更新プログラムとはそうしたウイルスの対策プログラムです。

延長サポート期限を過ぎるとたとえウイルスが発見されても、更新プログラムは提供されなくなります。

ウイルスに対して無防備になるため、サポート期限を過ぎてもオフィス製品は事実上使えなくなります。

いずれしてもオフィスとは必ず買い替えが必要な製品だということです。

最新バージョンのオフィスを使える契約

長々と「オフィス税」について書いたのはもうオフィスを購入するのはやめ、「Office 365 Solo」に切り替えたからです。

Office 365 Soloとは1年間(または1ヶ月間)、以下を使える契約です。

  • 最新バージョンのオフィス
  • スマホ・タブレット向けオフィスの商用利用
  • 1TBのOneDrive

最新バージョンのオフィス

現在バージョンとは現在であればOffice 2016です。

もし、新しいバージョンのオフィスが発売されても追加費用無しに新しいバージョンが使えるようになります。

オフィスにはWindows用とMac用があり、ワードとエクセル以外にもアプリがありますが、Office 365 Soloではそれらすべてを使えるのです。

Windows Mac
Word
Excel
PowerPoint
OneNote
Outlook
Access Mac版は存在しない
Publisher Mac版は存在しない

パソコンにプリインストールされているオフィスは他のパソコンでは使えませんが、Office 365 Soloならそんな制限もなく、2台までのWindows PCかMacであれば自由にインストールして使うことができます。

パソコンを買い替えても何の問題もありません。

スマホ・タブレット向けオフィスの商用利用

オフィス製品はパソコン(Windows/Mac)だけでなく、スマホ・タブレットにも提供されてます。

iOSならApp Store、AndroidならGoogle Playで「Microsoft Office」などで検索すると無料で簡単にインストールできます。

Office Mobile

後述のOneDriveにワードやエクセルのファイルを保存しておけば、外出先でスマホやタブレットで編集でき、とても便利です。

しかし、このスマホタブレット向けオフィスは無料では商用利用(仕事で使うこと)できないという大きな落とし穴があります。

また、無料では多くの機能が制限されています。

Office 365 Soloを契約すると機能制限が解除され、商用利用も可能となります。

ワードでの議事録作成やちょっとしたエクセルファイルの編集だけなら重いノートパソコンでなく軽いモバイルキーボードだけ持ち歩けばよくなりました。

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1TBのOneDrive

OneDriveとはマイクロソフトが提供しているオンラインストレージです。

オンラインストレージとはインターネット上のファイルの保存領域です。

Windowsの標準オンラインストレージのため、知らず知らずのうちにOneDriveを使っている人も多いかと思います。

ファイルをパソコン内部でなく、OneDriveに保存するのは以下のメリットがあります。

  • もしパソコンが壊れてもファイルが失われない。
  • 他の人と簡単にファイルを共有できる。
  • 誤って編集してしまった場合なのにファイルの過去バージョンを復元できる。

しかし、OneDriveは標準ではわずか5GBの容量しかありません。

Office 365 Soloを契約するとOneDriveの容量が1TB(1024GB)に増えるのです。

1TBもの容量を使い切るのは普通の仕事では難しいのではないでしょうか。

Office 365 Soloに切り替えた理由

理由は単純でOffice 365 Soloの料金が年間12,744円(税込)だからです。

数万円する通常のオフィスを2〜3年後おきに買い替えるなら、Office 365 Soloのほうが安くつくためです。

さらにスマホ・タブレット向けオフィスのフル機能を商用でも利用できるようになりました。

また、1TBのオンラインストレージの料金は定番のDropboxだと年間12,000円(税抜)です。

それに対して、年間12,744円(税込)のOffice 365 Soloならオフィスに加えて1TBのオンラインストレージ(OneDrive)が「おまけ」としてついてくるのです。

超簡単なインストール

「最新バージョンのオフィスを使える契約」などと聞くと難しく感じる人がいるかもしれませんが、Office 365 Soloでオフィスをインストールするのはとても簡単です。

以下をクリックします。

「1年毎に自動更新」を選択し、「今すぐ購入してダウンロード」ボタンを押下します。

Office 365 Soloを購入

「ダウンロード」とはなっていますが、この時点ではオフィス本体がダウンロードされるわけではありません。

Office 365 Soloのライセンスが発行され、自動的にOfficeのページに移動します。

Microsoftアカウントのメールアドレスとパスワードを入力します。

MicrosoftアカウントとはWindows 10やWindows 8へのログインに使っているアカウントです。

もし、まだMicrosoftアカウントを持っていない場合は以下から登録できます。

「サインインしたままにする」にチェックし、「サインイン」ボタンをクリックします。

Microsoftアカウントにサインイン

「インストール」ボタンをクリックします。

ちなみに以下の画面で「使われているPC/Macインストール数: 1」と表示されているのはいるのは既に別のパソコンにインストールしているからです。

Microsoftアカウントにログインするだけで2台目のパソコンにも同じ手順で簡単にインストールできます。

Office 365 Soloのインストール

再度、「インストール」ボタンをクリックします。

Office 365 Soloのインストール

「実行」ボタンをクリックします。

Office 365 Soloのインストール

「はい」をクリックします。

このアプリがデバイスに変更を加えることを許可しますか

以下のウインドウが表示されてから数分でインストールは終了します。

Officeをインストールしています

2017年7月の記事執筆時点では最新バージョンであるOffice 2016がインストールされます。

あとは「スタート」メニューから「Excel 2016」や「Word 2016」を選択するだけでワードやエクセルを使い始められます。

ワードとエクセルの購入を考えている人は安価、かつ簡単なOffice 365 Soloを検討してみてはいかがでしょうか。